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Ferienplan

Ihre Leute tragen die Ferien selbst ein. Die Besetzung stimmt trotzdem.

Ferienplanung für Schweizer KMU von 10 bis 200 Mitarbeitenden. Sie legen einmal fest, wie viele Personen gleichzeitig weg sein dürfen. Den Antrag, der diese Grenze reisst, lässt Ferienplan gar nicht erst zur Genehmigung durch.

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  • Personendaten in der EU
  • Anmeldung ohne Passwort
  • Vier Sprachen: DE, FR, IT, EN

Planblatt Küche

Regel: höchstens 160 Stellenprozent gleichzeitig abwesend

Tippen Sie die Ferien an — die App rechnet mit, während Sie eingeben.

160 %

0 % von 160 % belegt. Der Antrag geht durch.

Wären Annas Ferien erst beantragt und noch nicht genehmigt, stünde hier eine Warnung statt einer Sperre. Ferienplan unterscheidet den harten Konflikt von der blossen Reihenfolgefrage.

Sie merken es erst, wenn es zu spät ist.

  • Der Sommer ist doppelt vergeben

    Zwei Personen aus derselben Schicht haben dieselbe Woche eingetragen. Aufgefallen ist es im Juni.

  • Die aktuelle Liste liegt bei jemandem in den Ferien

    Es gibt drei Versionen der Excel-Tabelle. Welche stimmt, weiss die Person, die gerade weg ist.

  • Der Antrag hängt im Mailverlauf

    Seit zwei Wochen keine Antwort. Der Flug ist längst gebucht.

Teuer ist nicht die Stunde, die jemand mit der Liste verbringt. Teuer ist die Woche, in der zu wenige da sind — und der Entscheid, den eine vorgesetzte Person trifft, ohne zu wissen, wer sonst noch weg ist. Eine Tabelle kann diesen Entscheid nicht stützen: sie rechnet nicht, sie warnt nicht, und sie weiss nicht, wer wie viel arbeitet.

Drei Schritte, und die Planung trägt sich selbst.

  1. Eintragen

    Die Mitarbeiterin wählt die Tage im Jahresplan. Halbe Tage inklusive. Der Restsaldo steht daneben, bevor sie abschickt.

  2. Regeln greifen automatisch

    Noch während der Eingabe rechnet Ferienplan: Feiertage des richtigen Kantons fallen raus, die Pensen der bereits Abwesenden werden addiert, die Grenze geprüft. Wer sie reisst, sieht es sofort.

  3. Vorgesetzte genehmigen

    Alle offenen Anträge an einem Ort, mit Kommentar zum Entscheid. Was länger als drei Tage liegt, meldet sich werktags morgens von selbst.

Vier Dinge, die eine Tabelle nicht kann.

Für die Geschäftsleitung

Die Grenze steht im System, nicht in einer Absprache

Sie sagen einmal, wie viel Abwesenheit ein Bereich verträgt. Danach setzt Ferienplan das durch — auch am Freitagabend, auch wenn Sie nicht hinschauen.

  • Die Tagesgrenze in Stellenprozenten: 160 heisst 1.6 Pensen, nicht 1.6 Personen. Wahlweise auch als Kopfzahl.
  • Die Monatsgrenze in Ferientagen, damit der Juli nicht schon im März ausgebucht ist.
  • Pro Bereich eine eigene Grenze: die Pflege verträgt weniger als die Administration.
  • Betriebsferien und Sperrfristen, hart gesperrt oder als Warnung.
Einstellungsseite eines Planblatts mit den Feldern für maximale Stellenprozente pro Tag und maximale Ferientage pro Monat.

Für Vorgesetzte

Nicht wer zuerst klickt, sondern wer entscheidet

Ferienplan trennt den harten Konflikt von der Reihenfolgefrage: Reissen bereits die genehmigten Ferien die Grenze, ist es eine Sperre. Wollen dagegen zwei dieselbe Woche und beide Anträge sind noch offen, ist es eine Warnung — beide liegen nebeneinander vor Ihnen, und Sie entscheiden nach Ihren Kriterien statt nach Eingangszeit.

  • Konkurrierende Anträge stehen zusammen in einer Inbox, mit Name, Zeitraum und dem gerechneten Konflikt.
  • Jeder Entscheid trägt einen Kommentar — auch die Absage lässt sich begründen.
  • Mehrere Vorgesetzte pro Bereich — die Genehmigung hängt nicht an einer Person, die selbst in den Ferien ist.
  • Vertretung mit Gültigkeitszeitraum: wer weg ist, gibt die Entscheide befristet ab.
  • Was länger als drei Tage offen liegt, erinnert werktags morgens an sich selbst.
Genehmigungsübersicht mit offenen Ferienanträgen und der Kennzeichnung eines Kapazitätskonflikts.

Für Mitarbeitende

Der Restsaldo steht da, bevor gefragt wird

Niemand muss mehr bei HR nachfragen, wie viele Tage noch übrig sind, und niemand plant ins Blaue: Der Team-Kalender zeigt vor dem Eintragen, wer schon weg ist.

  • Alle tragen ihre Wünsche fürs ganze Jahr im Voraus ein — niemand muss am 2. Januar der Schnellste am Rechner sein.
  • Anspruch, Bezogenes, Beantragtes und Rest auf der Startseite.
  • Ferien am Jahresraster ziehen statt Datumsfelder ausfüllen.
  • Die eigenen Abwesenheiten als Kalenderdatei für Outlook, Apple oder Google.
  • Anmeldung per Link an die Geschäftsadresse — kein weiteres Passwort.
Jahresplan einer Mitarbeiterin mit farbig markierten Ferienwochen und dem Saldo daneben.

Für HR

Der Anspruch wird gerechnet, nicht geschätzt

Pensum, Eintritt, Austritt, Alter und Übertrag fliessen in eine Zahl, die Sie nicht mehr von Hand pflegen — und die im Streitfall begründbar ist.

  • Pro rata nach Pensum oder voller Anspruch — Ihre Entscheidung, einmal getroffen. Ein- und Austritt rechnet Ferienplan anteilig.
  • Die gesetzliche Mindestregel bis zum vollendeten 20. Altersjahr nach OR 329a ist eingebaut.
  • Übertrag ins Folgejahr mit Verfallsdatum nach Ihrer GAV-Regel, standardmässig der 31. März.
  • Abwesenheitsarten, die zwei Fragen getrennt beantworten: Militärdienst belastet das Ferienkonto nicht, blockiert aber die Besetzung. Unbezahlter Urlaub umgekehrt.
Verwaltungsseite mit den berechneten Ferienansprüchen mehrerer Mitarbeitender für ein Jahr.
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Die drei Fragen, die jetzt kommen.

Wo liegen unsere Personendaten?

Datenbank und Dateiablage laufen in der EU-Jurisdiktion von Cloudflare; die Zuordnung wurde bei der Anlage gesetzt und ist nicht nachträglich änderbar. Der Anbieter sitzt in der Schweiz. Ich nenne das bewusst so und nicht «Server in der Schweiz» — das wäre falsch.

  • IP-Adressen und Mail-Empfänger stehen in Betriebsprotokollen nur als Hashwert, nie im Klartext.
  • Der einzige global verteilte Speicher enthält Sitzungsdaten unter gehashten Schlüsseln: Kennung und Rolle, keine Namen, keine Adressen.
  • Von Anmeldelinks wird nur der Hashwert gespeichert. Aus der Datenbank lässt sich kein gültiger Link gewinnen.
  • Auskunft und Löschung pro Person sind eingebaut. Die Löschung macht die Person unkenntlich; die Abwesenheiten bleiben, weil sie an Genehmigungen anderer hängen und die Kapazitätsrechnung vergangener Jahre sonst rückwirkend falsch würde.
  • Zugriffe im Supportfall brauchen eine Begründung, gelten höchstens zwei Stunden und stehen in Ihrem Protokoll — auch meine.

Wie kommen unsere Mitarbeitenden ins System?

Mit der Liste, die Sie ohnehin haben. Der CSV-Import erkennt Semikolon, Komma und Tabulator ebenso wie die Windows-Kodierung, die deutsche Excel-Exporte mitbringen. Sie müssen nichts umspeichern.

  • Der Probelauf ändert nichts. Er zeigt zeilengenau, wer angelegt und wer aktualisiert würde — und welche Zeile klemmt, mit der Zeilennummer aus Ihrer Datei.
  • Dieselbe Datei zweimal einlesen legt niemanden doppelt an; Schlüssel ist die E-Mail-Adresse.
  • Zurücknehmen stellt den Stand vor dem Import wieder her. Ein Fehlimport ist kein Datenverlust.
  • Eine Spalte, die zu keinem Feld passt — etwa Ihre Personalnummer — wird zu einem eigenen Feld statt weggeworfen.
  • Schweizer Schreibweisen werden verstanden: 31.12.2026, 62,5 und ein Pensum mit oder ohne Prozentzeichen.

Wie viel Aufwand haben wir damit?

Von Ihnen brauche ich zwei Dinge: eine Liste Ihrer Mitarbeitenden und eine Entscheidung, wie viele gleichzeitig weg sein dürfen. Den Rest — Einrichtung, Import, Feiertage, Ansprüche — mache ich im Early Access mit Ihnen zusammen.

  • Nichts zu installieren. Ferienplan läuft im Browser, auch auf dem Handy.
  • Ihre Mitarbeitenden brauchen keine Schulung: Tage wählen, abschicken, fertig.
  • Feiertage kommen für Ihren Kanton fertig gepflegt mit.

Early Access — begrenzt, weil ich jeden Betrieb selbst begleite.

Ferienplan ist gebaut und läuft. Was fehlt, sind Betriebe, deren Wirklichkeit die Regeln auf die Probe stellt. Deshalb nehme ich vorerst 8 Unternehmen auf — mehr kann ich nicht persönlich betreuen, und ohne persönliche Betreuung lernt keine von beiden Seiten etwas.

Die Einrichtung findet zwischen September und Dezember 2026 statt.

Was Sie bekommen

  • Einrichtung gemeinsam mit mir, per Videocall oder vor Ort. Ich lege Ihre Bereiche, Grenzen und Abwesenheitsarten mit Ihnen an.
  • Ihre bestehende Excel-Planung übernehme ich. Sie schicken mir die Datei so, wie sie ist.
  • Direkter Draht zur Entwicklung: Sie schreiben mir, nicht einem Ticketsystem. Was Ihnen fehlt, kann in die nächste Version.
  • Preisgarantie: Wenn Ferienplan kostenpflichtig wird, gilt für Sie dauerhaft der Einführungspreis. Vorher frage ich Sie und lasse Ihnen die Wahl.
  • Kostenlos während des Early Access. Kein Zahlungsmittel, keine Laufzeit.

Was ich dafür erwarte

  • Dass Sie Ferienplan wirklich einsetzen, nicht nur anschauen.
  • Ein Gespräch von dreissig Minuten nach etwa sechs Wochen: was funktioniert, was nervt, was fehlt.
  • Eine kurze Nachricht, wenn etwas kaputt ist — auch wenn es Ihnen unwichtig erscheint.

Fragen, die ich sonst am Telefon beantworte.

Was kostet Ferienplan?

Während des Early Access nichts, und der Preis steht noch nicht fest. Das ist keine Ausweichantwort, sondern der Stand: Ich lege ihn zusammen mit den ersten Betrieben fest, weil ich wissen will, was der Nutzen in einem echten Unternehmen wert ist. Wer jetzt einsteigt, bekommt eine Preisgarantie auf den Einführungspreis und wird vor jeder Umstellung gefragt.

Was passiert nach dem Early Access?

Sie entscheiden, ob Sie bleiben. Es gibt keine automatische Umwandlung in ein Abonnement und keine Kündigungsfrist. Wenn Sie aufhören wollen, exportieren Sie Ihre Daten als CSV und ich lösche den Rest.

Zwei wollen dieselbe Woche. Wer bekommt sie?

Das entscheiden Sie, nicht die Uhr. Solange beide Anträge offen sind, meldet Ferienplan eine Warnung und legt sie nebeneinander in die Inbox — mit Name, Zeitraum und der gerechneten Belegung. Erst wenn einer genehmigt ist, sperrt die Grenze den anderen. Ferienplan verteilt Ferien also nicht automatisch nach Eingangszeit und hat auch keine eingebaute Rangordnung nach Dienstalter oder Kindern: Es macht den Konflikt sichtbar, bevor er entsteht, und überlässt die Abwägung einem Menschen.

Wir haben Standorte in mehreren Kantonen. Geht das?

Ja. Der Kanton hängt am Bereich, nicht an der Firma: Die Filiale in Genf rechnet mit Genfer Feiertagen, die Werkstatt in Appenzell mit Appenzeller. Der Katalog für alle 26 Kantone ist gepflegt, halbe Feiertage inklusive; einzelne Tage lassen sich abschalten oder ergänzen.

Bei uns wird auch Französisch und Italienisch gesprochen.

Jede Person stellt ihre Sprache selbst ein. Oberfläche, Mails und die Kalenderdatei folgen dieser Einstellung — Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch.

Müssen unsere Mitarbeitenden ein Passwort verwalten?

Nein. Wer sich anmeldet, bekommt einen Link an die hinterlegte Geschäftsadresse und ist damit drin. Es gibt kein Passwort, das vergessen, zurückgesetzt oder in einem anderen Dienst wiederverwendet werden kann.

Was, wenn Ferienplan eingestellt wird?

Ihre Daten sind jederzeit vollständig exportierbar: Mitarbeitende, Abwesenheiten und Salden als CSV, das Excel direkt öffnet. Es gibt kein Format, das nur Ferienplan lesen kann.

Wie schnell sind wir startklar?

Der Import Ihrer Mitarbeitenden dauert Minuten, die Einrichtung der Bereiche und Grenzen etwa eine Stunde — das machen wir gemeinsam in einem Termin. Die ehrliche Antwort ist trotzdem: Wie lange es bis zum ersten produktiven Ferienjahr dauert, hängt daran, wie klar bei Ihnen geregelt ist, wer wie viele Tage hat.

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Zwei Pflichtangaben, der Rest ist freiwillig. Ich melde mich innerhalb von zwei Arbeitstagen persönlich.

An diese Adresse kommt die Bestätigung.

Damit ich Sie in der Antwort ansprechen kann.

Ein Satz genügt. Das ist die Angabe, aus der ich am meisten lerne.

  • Unverbindlich und kostenlos.
  • Kein Zahlungsmittel, keine Laufzeit, keine Kündigungsfrist.
  • Eine Mail an hallo@ferienplan.org genügt, und ich lösche Ihre Angaben.